湖北车桥档案计算机的管理前景
湖北车桥有限公司档案室为AA级别,现面临搬迁新阶段,公司一直重视档案管理,始终以档案智能化为目标,努力完善档案管理,预计搬迁后有望升级AAA档案室。新厂区新风尚,档案室的全面升级为档案计算机管理更智能化迈进了重要一步。
档案计算机管理是指在档案管理过程中,以计算机及网络作为工具或基本工作环境自动或半自动地代替人从事工作。其本质是用计算机进行的档案信息处理或档案数据处理。
湖北车桥新厂区在初步规划时已将档案室列入重点规划范围,现档案室基建已完成,面积达到200平方米,档案室也按标准不断改进逐步达到国家标准。企业坚信档案数据将在未来持续发展的过程中起到重要作用。档案更加智能化也是便于档案管理的重大途径。为此,我们正在努力向以下三个方向前进:
一、现阶段档案信息计算机管理网络化
计算机管理档案信息,若仅仅停留在单机管理水平是不够的,要适时运用计算机网络技术,建立不同程度的网络。如单位范围内的局部网、地区范围内的局域网等,使不同范围内利用者共享信息资源。
二、档案管理载体的多元化
随着新技术的发展,档案资源的载体已呈现多样化。除传统的纸质、图片、胶卷等载体外,已出现了光盘、磁盘等为载体的电子文件和数码音像制品。多种档案载体并存必然使档案馆藏多元化,传统的档案管理模式和检索方式已不能适应形势发展的要求,因此,档案管理设备必须首先实现现代化。在新的管理模式下,将实现文档一体化,所有档案信息都会被计算机自动接收,并按照设定的程序自动的进行分类归档,实现档案管理自动化、智能化。
三、档案信息服务对象的市场化公开化
实行档案资源市场化管理,能有效的增强人们保护档案的意识,完善档案共享机制,实现档案的真正价值;档案资源实行市场化管理,有利于档案的开发利用。同时由于信息时代的到来,一方面,对档案信息的市场化公开化提供了可靠的技术支持;另一方面,随着信息意识的不断增加,档案信息服务市场的不断扩大,也促进了档案信息的市场公开化的进一步发展。
档案管理工作从传统模式到数字档案模式是一个逐步变化的过程,随着互联网技术的发展和档案人才的更新换代,未来可以预期的建设成本及人员学习成本将会下降,湖北车桥有限公司建设档案计算机管理更加智能化的愿景也将逐步实现。
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